Einkaufskosten bestehen aus Preisen mal Mengen zuzüglich Nebenkosten und den Kosten der Bestellabwicklungen. Gutes Controlling optimiert die Gesamteinkaufskosten.

Sobald in einem Unternehmen „Kleinbedarf“ oder „sporadischer Bedarf“ entsteht, aber kein festgelegter Lieferant oder Dienstleister dafür vorhanden ist, muss häufig viel Zeit im Internet oder am Telefon verbracht werden. Wer kann was, wann, zu welchem Preis und in welcher Qualität liefern?

Hat man dann einige Anbieter gefunden, stellt man fest, dass der eine viel zu teuer ist, aber dafür sofort und frei Haus liefern könnte, während ein anderer Anbieter, welcher zwar optisch viel günstiger anbietet, leider die lange Lieferzeit erst auf Grund einer weiteren Nachfrage nennt. Obwohl man anfänglich auch nach Lieferzeit und -konditionen gefragt hat, teilen viele Anbieter Termine und Zusatzkosten nicht immer gleich mit. Also wird die nächste Klärungsrunde gestartet, um Zusatzkosten, wie eventuelle Versicherungs-, Verpackungs- und Versandkosten, Mindermengenzuschläge, etc., zu klären. Spätestens beim erneuten Preisvergleich stellt man fest, dass sich der ganze Aufwand wegen ein paar Euro möglicher Einsparung überhaupt nicht lohnt; von weiteren Preisverhandlungen ganz zu schweigen.

Noch „spannender“ sind „Lieferanten“ wie „Baumärkte“ oder „Discounter“ für beworbene Produkte wie Arbeitskleidung, Kaffee, Milch und Zucker, IT-Materialien, Schreibmaterialien, usw. Dann hören wir: „Günstiger wie dort bekommt man solche Produkte nirgends – und ich oder der Fahrer kann das auch noch direkt vor Ort abholen, da fallen dann ja auch keine Frachtkosten an”. Die Buchhaltung ist allerdings meist wenig begeistert, wenn bar bezahlt wird und Kassenbelege in Höhe von wenigen Euro gebucht werden müssen, ganz abgesehen von der zusätzlich aufgewendeten Arbeitszeit.

Es ist schnell erkennbar, dass die anfängliche Idee der Bedarfsdeckung ausschließlich zu günstigen Preisen so längst nicht mehr funktioniert, da die Abwicklung einer Bestellung in einer Vollkostenbetrachtung zwischen 50 und 150 EUR beträgt. Und wenn wir jetzt mal von durchschnittlich 100 EUR ausgehen, dann betrachten wir gar nicht mehr nur den obigen „Kleinstbedarf“ kritisch, sondern auch größere Positionen wie zum Beispiel die immer noch sehr verbreitete Internetrecherche bei Flugreisen oder die Abdeckung des oft nicht planbaren Bedarfs im MRO-Bereich.

Was also ist zu tun, um diese Einkaufsvorgänge zu optimieren?
Zunächst schlagen wir vor das Pareto-Prinzip anzuwenden, wonach meist etwa 20% aller Bestellvorgänge rund 80% des Einkaufsvolumens ausmachen. Dieser sogenannte A-Bedarf sollte im Fokus des eigenen, strategischen Einkaufs stehen. Je nach Unternehmensgröße und Bestellvolumen ist dann für den B- und C-Bedarf entscheidend, dass mit zuverlässigen, aber günstigen Anbietern und durchgängigen Prozessen gearbeitet wird. Das sogenannte Maverick-Buying außerhalb der vorgegebenen Prozesse und Anbieter ist zu vermeiden, da es wie oben gezeigt, immer eine Kostenbelastung darstellt.

Im Bereich der B-und vor allem der C-Bedarfe ist nun nach einer Möglichkeit zu suchen diese Beschaffungsvorgänge zu standardisieren und weitestgehend auf externe Dienstleister zu übertragen. Alle relevanten Anbieter von zum Beispiel Büromaterialien, Arbeitskleidung, C-Teilen, Verpackungsmaterialien usw. bieten heute Datenschnittstellen und entsprechende Dienstleistungen rund um ihr Sortiment an. Bei entsprechendem Know-how und der Kenntnis des Marktes können Sie Ihre Kosten nun doppelt optimieren, nämlich erstens bei den Prozesskosten und zweitens bei den Preisen.